Organiseer je administratie met self-storage

Het is niet altijd gemakkelijk om na de feestdagen terug in routine te geraken. Als je het afgelopen jaar de motivatie miste om die berg papieren op je bureau netjes te klasseren, dan wordt het bij de start van het nieuwe jaar toch tijd om wat ruimte vrij te maken in je kantoor of thuis op je bureau.

Self-storage kan je helpen om je documenten veilig en netjes te organiseren, zodat je eindelijk zonder problemen al je contracten en facturen kan terugvinden. Weet je niet goed hoe je je dossiers efficiënt kan bewaren, dan helpen we je met deze gids graag op weg.

Maak een inventaris van je documenten

Afhankelijk van hoe je het jaar hebt afgesloten, zou het goed kunnen dat er overal waar je maar kan kijken papieren in je huis of op kantoor te vinden zijn. De eerste stap is om alle documenten van je bureau en je kasten te verzamelen zodat je de stand van zaken kan opnemen.

Kijk al je bewaarde documenten na, zoals belastingsteruggaves, ontvangstbewijzen, rapporten, contracten, bankafschriften en andere wettelijke documenten. Maak een lijstje van al wat je bezit om altijd een overzicht bij de hand te hebben. Nadien kan je alles per soort sorteren en elke categorie labelen met een overkoepelende naam of kleur. Investeer in kwalitatieve archiefdozen om de documenten langdurig te kunnen bewaren zonder dat er vocht of stof aan kan komen.

Bereken hoeveel opslag je nodig hebt

Nu je weet over hoeveel en over welke documenten je bezit, kan je berekenen hoeveel ruimte je nodig hebt om alle dossiers van je kantoor of van thuis netjes te bewaren. Heb je zelf voldoende ruimte om alles te bewaren of kies je toch voor een opslagruimte om alles veilig weg te stoppen? Je kan altijd gebruik maken van onze handige ruimtecalculator om eenvoudig het ideale formaat te berekenen.

Self-storages zijn vaak temperatuurgecontroleerd, veilig en geventileerd, waardoor ze een ideale omgeving voor je belangrijkste documenten vormen. Als je toch beslist om thuis of op kantoor te stockeren, zorg er dan voor dat ze ergens liggen waar er geen stof of vocht aan kan. Gebruik wandstellingen om maximaal van de ruimte te profiteren en de dossiers verticaal te stockeren.

Verhuis je dossiers

Gebruik stevige archiefdozen om je dossiers in de opslagruimte te bewaren. Vergeet niet om ze een duidelijk label te geven zodat je altijd in een oogopslag kan zien wat er precies in zit. Sorteer de dozen op basis van hoe belangrijk de documenten die erin zitten zijn. Het spreekt voor zich dat je de dossiers die je vaak nodig hebt zo ver mogelijk vooraan plaatst.

Organiseer je opslagruimte

Zodra de documenten veilig gestockeerd zijn, kan je de lijst die je al had gemaakt in een master Excel-bestand gieten om alles snel terug te vinden. Belangrijke dostorcumenten die je regelmatig nodig hebt en niet kwijt mag spelen, kan je beter digitaliseren zodat je er altijd een back-up van hebt. Gooi het originele exemplaar nooit weg, want in sommige gevallen is een back-up wettelijk niet voldoende.

Schrijf een protocol uit

Als werknemers ook bij de documenten moeten kunnen, dan komt een uitgeschreven protocol goed van pas. Zo worden gevoelige documenten enkel door bevoegde personen bekeken. Bovendien kan je door duidelijk instructies heel wat tijd besparen omdat de werknemers minder lang moeten zoeken naar het juiste dossier.

Denk eraan om na te kijken welke documenten een hogere confidentialiteit hebben, zodat ze niet door eender wie bekeken kunnen worden.

Onderhoud de ruimte

Als je alle dossiers een plaats  in de opslagruimte hebt gegeven, kan je al een datum beginnen inplannen om de collectie aan te vullen en te onderhouden. Wie weet zijn je prioriteiten veranderd en krijgen andere documenten nu voorrang. De rust die je van een nette overzichtelijke opslagruimte krijgt is het zeker waard!

Ben je klaar voor het jaar van de overzichtelijke administratie? Huur in enkele stappen eenvoudig een opslagruimte van Storo! Contacteer ons via info@storo.be of 03 376 07 60 voor meer informatie.